Onboarding

Digital onboarding proces

Pre- og onboardingprocessen af nye medarbejdere tager ofte tid, og varierer fra medarbejder til medarbejder. Det medfører ofte, at onboardingen giver forskellige resultater, da oplevelsen ikke er den samme for hver medarbejder.

Ved at digitalisere flere dele af processen kan onboarding gøres mindre tidskrævende og skabe bedre resultater for de nye medarbejdere.

Preboarding

Nye medarbejdere er typisk meget begejstrede den dag, de underskriver deres ansættelseskontrakt.

Det kan være svært at udnytte begejstringen fuldt ud, men ved at give medarbejderen adgang til medarbejder appen i god tid, kan de forberede sig på flere områder.

Nye medarbejder kan forberede sig, inden de startet, ved at fx at læse følgende i appen:

• Velkomstinformationer

• Virksomhedens historie

• Vision og mission.

• Virksomhedens værdier

• Personalehåndbog

• Login til IT-værktøjer

• Seneste firmanyheder

• Arbejdspladsens "tone of voice"

• Kollegaers sociale kommunikation

• Andre afdelingers interne kommunikation.

I sin helhed giver medarbejder appen et godt indblik i virksomhedskulturen, da meget af den interne kommunikation er synliggjort i medarbejder appen. Det kan hjælpe en nyansat kollega med, at indstille sig fagligt og socialt inden deres første arbejdsdag.

Onboarding

Mange af de praktiske oplysninger på medarbejderens første dag kan digitaliseres og gøres mere effektivt for medarbejderen og for dem, der normalt bruger tid på onboarding af nye medarbejdere.

Ved at digitalisere flere dele af onboardingen sikres kvaliteten på hvad og hvordan vigtige informationer bliver kommunikeret.

Eksempler på praktiske informationer i medarbejder appen:

• Hvor skal jeg møde ind?

• Hvem er min nærmeste leder?

• Arbejdstøj

• Nøgler

• Et kort over arbejdspladsen

• Kontaktoplysninger på HR, arbejdsmiljø osv.

• Hvad skal jeg indrapportere?

• Samarbejdet med andre afdelinger

• Hvad gør jeg, før jeg går hjem?

Quiz & træning

Der kan oprettes quiz i appen med spørgsmål, der tester medarbejderen i den information de har fået under deres onboarding. Quiz kan omhandle faglige og opgaverelaterede emner, men også bruges i andre sammenhænge.

Quiz kan fx bruges som genopfriskning af faglige kompetencer. Det kan være et nyttigt kvalitetestjek til både nye og ældre medarbejdere.

Når man opretter quizzer kan man fri vælge hvor mange spørgsmål, der skal svares rigtigt på for at quizzen er bestået. Der kan oprettes flere svarmuligheder til hvert spørgsmål og det er også muligt at tilføje et billede eller en video.

Quizzer giver medarbejderne mulighed for at teste sig selv indenfor forskellige emner, træne deres viden og se, hvor meget de svarer rigtigt på.

Certificering

Nogle emner har større betydning for arbejdet og kræver derfor, at medarbejderen certificerer sig indenfor området. Ved sådanne tilfælde er det smart at oprette en certificering i stedet for en quiz.

Certificering er en quiz, der kan tages gentagende gange, indtil den er bestået. Administratorerne opretter en række spørgsmål og indstiller, hvor mange rigtige medarbejderen skal have for at bestå. Appen blander automatisk spørgsmål og svarmulighedernes rækkefølge, så certificeringsquizzen ikke bliver nemmere for hvert forsøg.

Eksempler på emner medarbejderen kan certificere sig i:

• Sikkerhedsprocedurer

• Arbejde i højden

• Nye regler på vejen

• I tilfælde af brand

• IT processer

• Brug af maskiner

• Navne på værktøj

• Åbning/lukning af butikken

Dokumentér onboarding og træning

Den ansvarlige for onboarding eller træning af medarbejderne kan følge med i administratorsystemet og se, hvilke informationer der er læst og hvordan medarbejdere klarer sig i forskellige quizzer og certificeringer.

Det er ofte for den ansvarlige for onboardring at kunne dokumentere, hvad medarbejderen har fået at vide i en onboarding eller træningsproces.

Fx hvis appen er brugt til sikkerhedstræning. Kommer arbejdstilsynet på besøg og laver kvalitetstjek på arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde, kan den ansvarlige præsentere medarbejderaktiviteten fra en sikkerhedstræningsquiz eller medarbejderens certificeringsproces.

Data og kvalitetstjek

Som administrator, kan man se statistikker på, hvordan det er gået i quizzen, helt ned til hvordan den enkelte medarbejder klarede sig, på de individuelle spørgsmål.

Den data kan give ledelsen indsigt i, hvor medarbejderstaben besidder tilstrækkelig viden og kompetencer, samt evt. faldgruber, hvor der skal ydes en ekstra indsats.

Er der nogle informationer, medarbejderen ikke har swipet eller klaret en quiz på, som led i deres onboarding proces, der kan det nemt findes frem og følges op på, for at sikre medarbejderens vidensniveau er det rigtige sted.

Læs mere om hvilke data og statistikker man kan se i administrator systemet her.