Rapporteringer

Hvorfor bliver indrapporteringen sprunget over?

Medarbejderen skal i mange situationer indrapportere noget til sin nærmeste leder eller en anden ansvarlig på kontoret. Rapporteringer spænder sig over flere områder, fx HR, arbejdsmiljø, status på en opgave eller generel feedback.

Indrapportering er en tidskrævende og besværlig opgave for medarbejderen, og processen kræver typisk flere trin. Medarbejderen skal stoppe sit arbejde, finde en formular og en kuglepen frem, formulere sagen på skrift og udfylde formularen, og derefter finde en ansvarlig og indrapportere sagen før de kan vende tilbage til arbejdet.

For rigtig mange medarbejdere stopper kommunikationen efter selve indrapporteringen, og det er demotiverende for medarbejderen ikke at få repons. 

Det kræver også tid for den ansvarlige at stoppe sin opgave, modtage indrapporteringen og administrere rapporterne samt skabe et overblik.

Hurtig og simpel indrapportering

Med Ekko app kan medarbejderen nemt indrapportere direkte på mobilen lige på stedet.

Alle formularer kan digitaliseres til en lettilgængelig og nem formular, der kan udfyldes på helt ned til 30 sekunder.

Når en indrapportering er indsendt, vil den automatisk blive registreret i administratorsystemet hos de ansvarlige. Det er ikke nødvendigt for den ansvarlige at være til stede for at indrapporteringen bliver registreret.

Typiske eksempler på, hvad der indrapporteres i medarbejder appen:

• Nærved-ulykker

• APV

• Risikovurderinger

• Ferieønsker

• Sygemelding

• En god idé

• Status på en opgave

• Kvalitetssikring

• Runderinger

• Skaderapport

• Udlæg

• ERFA-rapporter

Hvordan kan rapporteringer oprettes i appen?

De fleste rapporteringer kan digitaliseres til en nem og simpel formular i appen, der passer til jeres individuelle behov.

Formularen kan bygges med en række forskellige felter, der gør det nemmere for medarbejderen at registrere sin rapportering hurtigt og derefter fortsætte deres arbejdsgang.

Hver formular kan starte med en beskrivelse og evt. billede. Der kan vælges, hvor mange sider formularens spørgsmål skal række over og hvilke felter, der er obligatoriske at svare på.

Følgende felter kan indsættes i en formular:

• Fritekst (med feltet i forskellige størrelser)

• Ja/Nej

• "Multiple choice" med kryds på én eller flere

• 1 - 5 rating

• Rød/gul/grøn

• Upload Billede

• Upload Fil

• Geolokation

• Dato

• Klokkeslæt

De mange valgmuligheder gør det nemt og hurtigt for medarbejderen at udfylde de nødvendige informationer på en fyldestgørende måde.

Fx. kan en rapportering af nærved-ulykker digitaliseres til en mere simpel version, der kan udfyldes på mobilen.

Mange virksomheder har gode erfaringer med at stille nogle få fritekstspørgsmål omhandlende "hvad" og "hvor", og derefter give medarbejderen mulighed for at uploade billeder. Det gør det både hurtigere og lettere for medarbejderen at beskrive sagen.

Hvad sker der efter en rapportering er registreret?

Når medarbejderen har indsendt sin rapportering, vil de pågældende ansvarlige automatisk modtage en notifikation på e-mail. Afhængig af om rapporteringen er indstillet til at være anonym, kan der ses af hvem og hvornår sagen blev registreret.

Det er et brugbart værkttøj at have et modul i appen, hvor sager rapporteringerne bliver offentliggjort af administrator. Administrator kan rette i rapporten, før den bliver offentliggjort.

Data og statisk

Som administrator kan man tilgå data og statistikker på alle indrapporteringer.

Administrator systemet giver en statistik på rapporteringer og et nemt overblik over hvad der er blevet indrapporteret.

Derudover kan al data eksporteres til .csv-fil, der kan viderebehandles i Excel, Power BI og andre værktøjer.

Læs mere om Data og Statistik her.