Ekko App: Click to go to frontpage

Effektiv intern kommunikation i krisetid

7 områder der har gjort en stor forskel for vores kunder i 2020

15. januar 2021

15 minutter

Corona restriktionerne skaber mange udfordringer på arbejdspladsen – heldigvis kender vi løsningen til nogle af dem.

Siden marts 2020, hvor arbejdslivet blev forandret, har der været et kæmpe behov for at effektivisere den interne kommunikation til at håndtere flere udmeldinger, hurtigere respons og kommunikation over længere distancer.

Ekko app er udviklet til netop at håndtere de udfordringer, der er, når intern kommunikation skal være effektiv på distancen. Vi har samlet de områder, hvor en medarbejder app har været mest værdiskabende for vores kunder i krisetiden. 

1# Nå ud til medarbejderne med vigtig information

Med en medarbejder app kan du let og effektivt, nå ud til dine medarbejdere, der hvor de er. Så selvom medarbejderne er hjemsendt eller arbejder spredt, kan du være i dialog med dem. Når du sender information ud omkring nye corona tiltag, kan du være sikker på, at nyheden når frem til medarbejderne.

App’en følger med medarbejderen, så alle har adgang til effektiv vidensdeling, uafhængig af hvor de befinder sig. Derudover kan du også se, hvem der mangler at læse vigtige nyheder og sende dem en notifikation. 

Brøndum holder 400 medarbejdere løbende opdateret og involveret

"På appen har vi løbende informeret og opdateret vores interne retningslinjer, så budskaberne er nået ud til alle vores medarbejdere. – Det har været enormt værdifuldt at kunne holde de løbende informationer samlet ét sted. 

Derudover har vi via det sociale modul holdt liv i vores fællesskab og kultur på tværs af Brøndum. Særligt i foråret 2020 oplevede vi, at det sociale modul var med til at skabe sammenhold i en ukendt hverdag. Til en start opfordrede vi, gennem en konkurrence, vores godt 400 medarbejdere til at dele glimt fra deres ”anderledes corona-hverdag”. Det gav et smil på læben hos mange og mulighed for, at vi stadig kunne være sammen hver for sig og følge med i hinandens hverdag. Siden er det blevet endnu mere naturligt for mange medarbejdere at dele glimt og historier fra deres hverdag."

Brøndum har mere end 400 medarbejdere fordelt i hele Danmark og på Grønland

- Lone W. Duelund HR-chef, Brøndum

#2 Vær tilstede som leder, selvom I ikke kan mødes 

Med forsamlingsrestriktionerne er det en udfordring at samle virksomhedens medarbejdere fysisk for at dele informationer. Nogle nyheder er bedst at dele ansigt til ansigt, og når det ikke er muligt, er video det næstbedste. Video bringer dig i øjenhøjde med medarbejderne, så du kan fortælle om svære beslutninger og forsikre dem om fremtiden. Hos flere af vores kunder kommer informationen direkte fra den øverste leder til medarbejderen, og det bliver modtaget meget nært og troværdigt, når det er delt som en personlig video. 

#3  Distribuer information og nyheder på 5 minutter

Det tager kun 5 minutter at opdatere alle medarbejdere med procedurer og corona tiltag. Når der sker ændringer i måden, medarbejderen skal arbejde på - så kan du være sikker på, de er orienteret. I forbindelse med corona, er der opstået et stort behov for, med kort varsel, at kunne melde hurtigt ud til mange medarbejdere på én gang. Vi får tilbagemeldinger fra vores kunder om, hvor glade de er for at have en medarbejder app til at dele nyheder, fordi det ikke kræver særlig mange ressourcer at informere om vigtige forholdsregler. De kan derfor nemt og hurtigt sikre sig effektiv onboarding, fordi at alle medarbejder er opdaterede, og kan handle efter de seneste udmeldinger.

Du kan segmentere informationen, til dem der skal bruge den.

#4 Notificer direkte ved smittetilfælde 

Smittetilfælde kan kommunikeres direkte ud til dem, der er nære kontakter eller er i en risikogruppe. Beskeder kan segmenteres efter arbejdsgrupper, afdelinger eller lokationer, så de kolleger, der har været i kontakt med en eventuelt smittet, kan underrettes direkte med en sms notifikation. Derved får du et værktøj til at håndtere kommunikationen og agere hurtigere, hvis der skulle være et tilfælde af smittede på din arbejdsplads. 

#5 Hold virksomhedskulturen i live

En social platform giver mulighed for at holde virksomhedskulturen og trivsel ved lige. En stor udfordring for medarbejderne er, at de ikke ser deres kolleger så meget, som de plejer at gøre. Derved bliver medarbejderne mere isolerede. Det går ud over trivslen og arbejdsglæden. Derfor er det værdifuldt at have en platform til den mere joviale dialog. Vi har, siden corona situationens start, oplevet et stort boost på de sociale moduler i app’en hos vores kunder. Der bliver i langt højere grad delt små sjove historier fra hverdagen. Behovet for samvær med kollegerne, har medført mere social aktivitet og venlige hilsner i app’en. Det at have en platform, hvor man kan være en god kollega, har rigtig stor værdi, når man ikke kan mødes i virkeligheden. Det er med til at styrke sammenholdet i en svær tid.

EL:CON indfører det digitale gruppekram på tværs af 850 medarbejdere

"App’en har været en rigtig god hjælp i løbet af coronakrisen. I første omgang har vi i ledelsen, nemt kunne orientere alle medarbejdere om smitterisici, myndighedernes anbefalinger, midlertidige lokalaftaler, afspadsering og tidsregistrering. 

I løbet af marts blev det også klart hvor vigtigt det sociale modul var i krisetiden. Her blev der plads til digitale gruppekram i en tid, hvor fysisk kontakt var lagt på is. Her kan både ledelse og medarbejdere dele nærværende oplevelser og joviale beskeder midt i en strøm af krisesnak. Det er en funktion vi normalt bruger til at dele stort og småt fra medarbejdernes egen hverdag og funktionen viste sit klare værd undervejs."

EL:CONs 850 medarbejdere arbejder med el-installationer over hele landet.

 - Jesper Knudsen, Administrerende Direktør, EL:CON

#6 Håndter logistikken og gør det trygt at komme på arbejde  

Under corona perioden oplever vi et stort behov for at kunne planlægge og registrere, hvornår medarbejderne er på arbejdspladsen, så forsamlingsbegrænsningen overholdes. Vi har derfor udviklet et særligt modul til medarbejder app’en, som vores kunder kan bruge til at planlægge, hvornår deres medarbejdere kan møde op på arbejdspladsen. Medarbejderne registrerer, hvor og hvornår de vil møde fysisk op, og når begrænsningen er nået, er det ikke længere muligt at melde sig på dagen eller lokalet. En simpel måde, at optimere processen af de logistiske udfordringer med at planlægge fremmøde på arbejdspladsen.

Kuben Management sikrer tryghed og fortsat drift 

“I Kuben Management vil vi gerne sikre, at vi ikke er for mange på kontoret samtidig. Derfor fik vi Ekko app til at udvikle ”Fremmødefunktionen” i vores app. Her kan medarbejderne taste de dage og tidsrum ind, hvor vi forventer at være på kontoret. På den måde kan vi nemmere overholde 50%-fremmødet – eller de 33%, vi pt. er nede på – på alle kontorerne, og medarbejderne kan trygt tage på arbejde. At vi alle har Ekko på telefonen gør det nemmere at registrere og få et overblik over planlagt fremmøde inden, vi tager af sted hjemmefra.”

Kuben Managements 140 medarbejdere hjælper med at udvikle byggeriet i Danmark

- Pernille Agger, Kommunikationsansvarlig, Kuben Management 

#7 Del gode råd 

Deling af gode råd i medarbejder app’en er guld værd, når du arbejder hjemme. Den situation, corona sætter os i, påvirker os alle, og vi tackler det på forskellige måder. Når vi ser på, hvordan vores kolleger håndterer den samme situation, kan vi lære meget af hinanden. Det kan handle om at holde motivationen oppe, når der arbejdes hjemme, eller at få styr på logistikken omkring vores børn, når institutionerne har lukket. Ekko app har et ‘Del din gode ide’ -modul, hvor alle medarbejdere kan lægge gode ideer op. Derved bliver små tips og tricks til en nemmere hverdag, noget alle kan få glæde af. 

Ekko app er udviklet til effektiv intern kommunikation, og er en videreudvikling af det traditionelle intranet, som mange kender det. Ved brug af medarbejder app’en, er der lagt op til en levende kommunikation af aktuelle emner - hvor al nødvendig vidensdeling følger medarbejderen, der hvor de befinder sig. Samtidig er brugen af gamification med til at motivere og engagere medarbejderne, og gør det ekstra underholdende at besøge platformen flere gange dagligt. 

Corona skaber nye behov for samarbejde og måder at styrke arbejdsglæden på

I en svær tid, hvor intern kommunikation er helt essentielt for at løse de udfordringer, corona situationen har ført med sig, oplever vi i høj grad, at vores kunder er rigtig glade for at have en medarbejder app. Den har gjort en forskel for at sikre god kommunikation, trivsel og drift.

Få fifs til engagere medarbejdere i jeres medarbejder app, vi har samlet de bedste råd fra vores kunder

Skab medarbejderengagement: 10 fifs til at bruge jeres medarbejder app

Case / Arthur Hotel

Læs hvordan Arthur hotel spare tid og ressourcer på at holde alle opdateret med vigtig information

Blog / intern kommunikation

Find dit optimale kanalmiks