Lisbeth Volf fortæller hvordan efterspørgslen for mere information steg blandt deres mange funktionærer og timelønnet medarbejdere. Der blev stillet krav til en mobilvenlig platform til alt fra intern kommunikation, rapportering af nærved-hændelser og hurtige uploads fra kameraet. Det resulterede i en platform der omfangede deres ønsker, samt øgede det sociale engagement på tværs af hele landet.

Colas er en landsdækkende asfaltentreprenørvirksomhed med asfaltfabrikker, afdelinger og ca. 450 medarbejdere fordelt over hele landet, hvoraf ca. 270 af medarbejderne er timelønnet.

Colas oplevede en stigende efterspørgsel fra særligt de timelønnede medarbejdere om at få mere information og blive mere inkluderet i virksomheden. Det resulterede i, at Colas fik en medarbejderapp, hvor de i den efterfølgende trivselsmåling fik den højeste deltagelsesrate nogensinde og et større indblik i deres medarbejderes interne kommunikationsbehov. I appen har alle adgang til daglige nyheder, instrukser, sikkerhed og meget mere. Læs med og få et indblik i hvilke udfordringer Colas stod over for tidligere, hvordan de kommunikerer med deres medarbejdere i dag og hvilke tiltag, der er med til at sikre, at hovedparten af medarbejderne bruger appen! 

Hvilke udfordringer stod I over for I jeres interne kommunikation?

“Tidligere var det en udfordring at nå ud til vores timelønnede kolleger og få informeret dem ordenligt. De havde ikke adgang til vores intranet, så vi benyttede et nyhedsbrev 3-4 gange om året. Men det var gamle nyheder, der kom der.

Så da vores timelønnede kolleger selv efterspurgte mere information, var det vigtigt for os at gøre noget. Vi har stor respekt for vores timelønnede kolleger og det komplekse arbejde, de udfører. Og vi vil gerne fastholde medarbejdere og tiltrække nye, og det kan vi blandt andet gøre med vores kommunikation.”

Et asfalttema fra Colas i færd med at lægge asfalt

“Jeg oplevede også selv under corona, at det var næsten umuligt som kommunikatør at nå ud til de medarbejdere, som ikke havde adgang til vores intranet, og vores nyhedsbrev var ikke hurtigt nok ude i forhold til, at vores nyheder skulle være aktuelle. Vi manglende en måde at informere dem lige nu og her, hvor nyheden var aktuel. Det var også tidskrævende at arbejde med nyhedsbrevet".

Hvilke overvejelser gjorde I, da I skulle beslutte jer for en ny kommunikations platform? 

“Med udgangspunkt i vores timelønnede medarbejders behov havde vi flere krav til den platform, vi søgte til at optimere vores interne kommunikation”.

Den skulle kunne tilgås på telefonen

“Det var meget vigtigt, at medarbejderne kunne tilgå informationen på mobilen, for informationen skulle komme der, hvor de befandt sig, og det er jo oftest ude i felten - og alle har telefoner på sig i dag. Det var også vigtigt, at informationen ikke skulle sendes via e-mail, da vi havde dårlig erfaring med e-mail som kommunikationskanal. Derfor kiggede vi bevidst efter en platform, som kunne tilgås på en app på telefonen”.

Sikkerhedspolitikker og rapportering af nærved-hændelser

“Vi havde desuden et stort behov for at kunne formidle vores sikkerhedspolitikker og andet nyt om sikkerhed, som har høj prioritet i vores virksomhed".

Mulighed for at kunne uploade billeder og video

“Vi ville også gerne give medarbejderne mulighed for at kunne dele billeder og video af både deres arbejdsdag eller rapporteringer. Og vi ville vi gerne kunne bruge det visuelle til at formidle eller supplere vores nyheder”.

Platformen skulle være på dansk 

“Langt de fleste af vores medarbejdere taler dansk, så selvfølgelig skulle platformen også være på samme sprog men med mulighed for sprogversionering, hvis vi på et tidspunkt ønskede det. Det er også nemmere i forhold til kommunikationen med udbyderen".

God pris

"Pris spillede selvfølgelig også en rolle, så længe appen kunne imødekomme vores krav, og der var mulighed for løbende udvikling af nye funktioner. Jeg syntes, vi har fået en god løsning med Ekko app'en".

Hvordan kommunikerer i dag til jeres timelønnet?

“Vi går meget op i at få nyhederne ud, når de er aktuelle, så alle føler sig ordentligt informeret. Derudover benytter vi os en del af video til at formidle nyheder og vigtige informationer.

Vi havde på et tidspunkt en kampagne om vores værdier i Colas, hvor vi havde optaget nogle små videoer, hvor forskellige medarbejdere udtalte sig om, hvad værdierne betød for dem. Det fungerede godt, særligt fordi det blev taget ned på hverdagsniveau, hvor for eksempel en af vores medarbejdere fortalte om, hvordan de passede på hinanden ude på byggepladsen”.

Colas' medarbejdere har fået ordet og fortæller selv om, hvad Colas' værdier betyder for dem

“Vi sluttede kampagnen af med at dele værdi-kage ud til alle medarbejdere rundt om i landet, og det blev der også delt billeder af inden i appen. Det var bare en god måde at være sammen om noget på afstand”.

Efter endt kampagne blev der delt kage ud til alle medarbejderene  

“Vi har derudover mange kampagner som kommer fra koncernenhovedkontoret i Frankring. Vi har blandt andet kørt kampagner om sikkerhed og senest greenwashing, hvor vi over en periode gør opmærksomme på et emne gennem nyheder, tjekspørgsmål og spørgeskemaer”.

“Det har faktisk være så stor en succes at kommunikere gennem appen, at det i dag ikke kun er vores timelønnede kolleger, der benytter appen. Udgangspunktet var at få de timelønnede kolleger med og de funktionærer, der ønskede det. Nu har det udviklet sig til at være hele virksomheden. Appen er en af vores primære kommunikationskanaler og der er mange funktionærer, som ellers har adgang til vores intranet, som ret hurtigt sagde: “Hvorfor kommer alle nyheder ikke i appen?”. Mange af medarbejderne er på farten og det er langt nemmere at åbne appen end computeren og de vil ikke bruge tid på at læse nyheder mere end ét sted".

Eksempel på nogle af de nyheder Colas deler i deres medarbejder app

Colas har i dag blandt andet følgende moduler i deres medarbejder app:

• Nyheder 

• Social 

• Chatgrupper

• Rapportering 

• Quiz 

• Fødselsdage 

• Mærkedage 

• Spørgeskema 

• Kontaktmodul

• Point

• QHSE

• Om Colas

• Vores Colas

• HR & løn

• Indkøb

• Industri og drift 

• Hjælp din kollega på app’en

• Kør sammen

og meget meget mere…

Hvad har I fundet ud af, er vigtigt for jeres interne kommunikation?

“Hver år foretager vi en trivselsundersøgelse, og i 2021 var svarprocenten på 42%. Året efter var svarprocenten steget til over 70%, og en del af det fine resultat kan formentlig tilskrives, at det var nemmere at tilgå undersøgelsen for vores timelønnede medarbejdere via appen. Det er jo hele pointen med appen at få alle med, så jeg var meget glad, da jeg så resultatet".

Colas oplevede en markant stigning i besvarelser i deres årlige trivselsundersøgelse efter de fik en medarbejderapp

“Vi lavede også en anden undersøgelse, hvor vi spurgte medarbejderne om, hvad de synes om appen, og hvor ofte de bruger den. Her fandt vi ud af, at kun 1% af respondenterne ikke var tilfredse med appen, og at der bliver fulgt med i den interne information. Det er virkelig positivt. Der ville nok lyde et ramaskrig, hvis vi kom og sagde: “Nu lukker vi appen”. Vi blev faktisk også bekræftet i, at det er vigtigt, at vi benyttede os af overskrifter, som var fængende, for ellers ville medarbejderne ikke altid læse med. Det stiller krav til os som kommunikatører, og derfor arbejder vi rigtig meget med at vinkle historierne, så de er så spændende som mulige at læse”.

“Inden undersøgelsen var vi meget i tvivl om, hvorvidt højtlæser-funktionen blev benyttet eller ej. Så da vi fik at vide, at seks af vores medarbejdere benyttede den, var det alle pengene værd. Det gælder om at få så mange med som muligt og hvis en højtlæser kan medvirke til det, er det pengene værd.

Vi har også lært, at pointsystemet i appen er ret vigtig. Og mine kolleger kan godt finde på at ringe til os i kommunikationsafdelingen, hvis de mener, at de er blevet snydt for et point. Der er hver måned en præmie på højkant til den medarbejder med flest point, og derfor går folk meget op i det, og flere medarbejdere konkurrerer i øvrigt for sjov med deres kolleger om flest point. Det var faktisk jer, der anbefalede det, og var et godt råd. Det tyder i hvert fald på, at pointsystemet kan skabe en ekstra lyst til at holde sig opdateret på de interne nyheder”.

Colas benytter et lykkehjul til at trække en månedlig pointvinder blandt de medarbejdere, der har flest point

“Jeg har personligt i mit arbejde også fundet ud af, hvor meget tid jeg har sparet ved at have en medarbejdereapp. Det var tidskrævende at sidde og arbejde med elektroniske nyhedsbreve. Det krævede både opsætning, udvælgelse af billeder og længere tekster - det tog bare lang tid. I dag lægger jeg jo bare en nyhed op i appen, og det tager kun et par minutter. Det er også en stor styrke, at vi kan have flere funktioner i appen og hele tiden udvikle den”.

Har du et god råd til en kommende administrator? 

“Det skulle nok være, at de ikke skulle lægge alt ind i appen til at starte med. Det råd fik jeg nemlig selv af jer, og det var nok et af de bedste råd, vi fik. Det gør, at medarbejderen kan lære appen at kende uden at blive overvældet og kan vænne sig til, hvor tingene ligger i appen. Det gjorde det samtidig nemmere for os, at vi ikke skulle "opfinde" alt med det samme. Så var det nok bare blevet en spejling af vores intranet, og det var ikke meningen”.

"Et andet råd er at benytte segmenteringen af informationerne varsomt. En medarbejder skal jo ikke sidde og sige et eller andet, og så sidder en kollega og tænker: “Hvorfor har jeg ikke fået den nyhed?” Man bør derfor ikke segmentere for meget, for så udelukker man nogen i kommunikationen. I starten var det udgangspunktet at dele nyhederne meget op og tænkte meget på, hvad der var relevant for de forskellige målgrupper, men man glemmer, at medarbejderne ofte sidder sammen og taler på kryds og tværs. Her skal alle være lige godt informeret. Så ville det måske være bedre at have nogle chatrum, hvor man kunne dele nyheder til en gruppe af medarbejdere. Vi har dog kun chatrum til grupper, som selv har ønsket et lukket rum".

Medarbejderne i Colas er flittige til at dele indlæg med hinanden i social-modulet

“Mit sidste råd ville være, at hvis man er en virksomhed, som vores med mange medarbejdere spredt ud over hele landet, så tag med ud og installer appen. Jeg var selv med på et møde for alle vores formænd, som var de første der kom på appen. Og det var vældig godt - for så fik vi jo lederne af vores asfatteams med fra begyndelsen. Nu er det mest min kollega, Kamma, der samler en gruppe af nye medarbejdere fysisk eller via Teams og hjælper dem på appen. Det var ikke et spørgsmål om, hvorvidt medarbejderne ville på appen, men mere hvordan - fordi de fleste ville bare gerne med".