/
Uglehøj koncernen
Karina Storgaard Frederiksen
HR chef
Uglehøj-koncernen har et princip om, at man som medarbejder ikke bare er et vognnummer, men et helt menneske. Men hvordan inkluderer man medarbejderne, når flere er udfordrede med det digitale eller er ordblinde? Det satte Karina Frederiksen sig for at finde en løsning på.
Uglehøj-koncernen består af Frede Andersen & Søn, Forlev Vognmandsforretning, Dansk Miljø & Genbrug, Næstved Sten & Grus og FS Grusindustri som tilsammen har omkring 220 medarbejdere på tværs af hele landet. 85% af koncernen består af timelønnede chauffører og maskinførere.
Frede Andersen & Søn er den største virksomhed i koncernen og med udgangspunkt i koncernens udfordringer blev de den første af de fem virksomheder til at afprøve Ekko app i den interne kommunikation.
Druknede i mails og en personalehåndbog, der ikke blev brugt
Før i tiden foregik den interne kommunikation i koncernen over mails og gennem SharePoint. To kanaler, der er svære at bruge effektivt, når størstedelen af medarbejderne arbejder fra et førerhus. De udfordringer, Karina særligt oplevede, var, at medarbejderne havde svært ved at skelne mellem vigtige og knap så vigtige informationer.
Desuden druknede alle i mails, når der blev besvaret på kryds og tværs, hvilket er en hyppig udfordring for mange virksomheder, der bruger mails til den interne kommunikation. Resultatet er, at mails ofte bliver ignoreret og så mister man kontakten ud til medarbejderne. Karina understreger:
“Dengang sendte vi mails ud, hvis der var et tankeanlæg, der ikke virkede eller hvis medarbejderne skulle huske noget vigtigt. Men de druknede jo i mails, og særligt når medarbejderne besvarede trådende, var det umuligt at finde rundt i, så de blev ikke læst.”
På SharePoint lå personalehåndbogen og andre vigtige informationer, som kunne lette medarbejderens dagligdag, men selv om medarbejderne havde adgang til vigtig information på SharePoint, brugte de ikke platformen. Og det er der en god grund til. SharePoint er nemlig ikke designet til medarbejdere, der arbejder ude i virkeligheden. Som Karina udtrykker det:
“Hvis informationen er for svær at tilgå, jamen så kan det være fløjtende ligegyldigt, om den egentlig er skidegod – for den bliver ikke fundet.”
Hvis kommunikationsplatformen ikke matcher dine medarbejderes arbejdsdag, bliver det en barriere for effektiv intern kommunikation. Derfor havde koncernen særlige krav til at en løsning skulle være brugervenlig, lettilgængelig og tage højde for ordblindhed.
En app var løsningen, men hvordan undgår vi spam?
Karina Frederiksen satte sig derfor for at finde en ny platform som medarbejderne rent faktisk ville bruge.
For Karina skulle løsningen være nem at bruge fra første dag, så alle kom på på samme tid. Det var også vigtigt, at medarbejderne kunne tilgå platformen i og uden for arbejdstiden. Medarbejderne skulle have mulighed for at se informationerne, når de sad hjemme i sofaen om fredagen og ville se tilbage på ugen.
Derfor kiggede Karina udelukkende efter en app. Karina fortæller, at hun oplevede en stor interesse fra medarbejderne:
"Jeg kunne mærke at rigtig mange af vores medarbejdere interesserede sig for deres arbejdsplads og jeg ville derfor gerne kunne give dem en tryghed i, at de kunne få ro og fred til at følge med.”
Mange af medarbejderne følte, at den tidligere kommunikationsløsning overdyngede dem med mails. Derfor var det vigtigt for Karina at en ny løsning ikke skulle være irriterende for medarbejderne at bruge.
Løsningen skulle kunne håndtere segmentering i informationer og nyheder. Ved at kunne vælge en specifik afdeling eller gruppe som modtager, sikrer man, at medarbejderne kun modtager den information, der er relevant for dem.
I Frede Andersen og Søn vil de have mulighed for at sende noget direkte ud til fx alle chaufførerne eller alle timelønnet.
Overraskende resultater efter første test af Ekko app
Inden de for alvor dedikerede sig ville koncernen være helt sikre på, at de havde fundet den rette platform til deres kommunikation.
Derfor udvalgte Karina en lille gruppe medarbejdere, de kunne teste appen sammen med. Karina havde udvalgt medarbejdere fra forskellige afdelinger og med forskellige kompetencer inden for IT. Både dem, der var lidt erfarne med IT og dem, der var lidt IT-forskrækkede. Det gav hende mulighed for at få en fornemmelse af, om appen kunne bruges af alle type medarbejdere:
“Jeg ville ikke lave noget, der kom til at ligne det vi havde i forvejen, for det blev ikke brugt. Derfor ønskede jeg heller ikke at starte noget op, inden vi havde set om det rent faktisk kunne være brugbart for os.”
Ved at involvere medarbejderne i en test, sikrede Karina at medarbejderne ville tage appen til sig med det samme, hvis de gik videre med Ekko app.
Resultatet af testperioden var overraskende god. Den feedback, de fik fra testgruppen, var meget positiv og de syntes, at appen var nem at finde rundt i, hvilket var et af de vigtigste parametre i testen.
De havde også flere ordblinde med ind over i testen, som kunne se værdien af oplæserfunktionen og appens brugervenlighed.
98% af medarbejderne bruger Ekko app dagligt
Appen er i dag blevet en integreret del af hele koncernen og den er blevet et vigtigt redskab, der hjælper virksomheden med at få medarbejderne til at føle sig som mere end deres vognnummer. Og det er særligt følgende områder, der vækker begejstring hos medarbejderne:
Nyheder fra ledelsen, som også kan oplæses
Adgang til personalehåndbog og kontaktoplysninger på kollegaer
Arbejdsmiljøforhold, skadesrapporter og beredskabsplan
Oversigt over fødselsdage, tilmelding til arrangementer og en social væg
I modsætning til SharePoint bruger 98% af medarbejderne appen dagligt. Faktisk tjekker hver eneste medarbejder i gennemsnit appen ca. 20 gange om dagen.
Den store tilslutningen skyldes i høj grad at Karina og resten af virksomheden sætter stort fokus på at sikre, at alle er med og at der er en masse godt indhold i appen, som medarbejderne kan engagere sig i.
Når nye ideer og behov opstår tilføjes nye moduler og features, så appen følger med virksomhedens udvikling.
Ikoner og oplæserfunktion hjælper ordblinde
Hvert modul har et ikon, der fungerer som hjælp til de ordblinde, så de ikke skal læse en tekst for at finde rundt i appen. Symbolerne er genkendelige og bidrager til at skabe en sammenhæng mellem symbol og indhold og det gør appen nem at anvende.
Den vigtigste funktion er dog ifølge Karina, at medarbejderne har mulighed for at få læst nyhederne højt, så de ordblinde ikke skal kæmpe sig igennem en tekst.
I stedet trykker de blot på en knap, som gør det muligt at få læst nyheden op. Det bidrager til den fælles forståelse i virksomheden, fortæller Karina:
“Det betyder rigtig meget, at de bare kan gå ind og få læst indholdet højt. Ellers kan de ikke følge med og ville kun få tingene at vide, når de taler med deres kollegaer. Det ville også gøre det sværere for dem at føre samtaler med de andre, fordi de kunne risikere ikke at vide, hvad der foregår. Derfor er funktionen rigtig god, for den giver dem mulighed for at være lige så informerede som alle andre.”
En vigtig del af onboardingen af nye medarbejdere
Når der starter en ny medarbejder, er appen allerede downloadet på deres tablet eller mobil, så det er nemt for medarbejderen at komme i gang med at bruge den.
Nye medarbejdere får en gennemgang af appens moduler og hvad medarbejderen kan bruge hvert modul til i deres arbejdsdag.
Derudover har koncernen stor succes med at afholde introkurser for medarbejdere om appen og deres andre systemer. De har også særlige ordblindeforløb, hvor ordblinde medarbejdere lærer, hvordan de bedst muligt tilgår IT-systemerne.
“Vi har enormt stor efterspørgsel fra medarbejderne om at komme på ordblindeforløbene. For mig er det ikke vigtigt, om de lærer at læse eller skrive, men i stedet at vise dem, hvordan IT kan gøre deres hverdag meget nemmere”.
Løbende feedback skaber højt engagement
En gang om året afholdes GRUS-samtaler (gruppeudviklingssamtaler) og MUS-samtaler, hvor der bl.a. drøftes om medarbejderne mangler noget i forhold til den interne kommunikation. Det er nemlig vigtigt for Karina at finde ud af, hvad medarbejderen har brug for i deres arbejdsdag og hvordan hun kan optimere appen derefter.
Ved at involvere medarbejderne i de interne processer, sikrer koncernen ikke alene at arbejdet bliver optimeret og holdes relevant for alle, men de får også ambassadører, der gør det nemmere at implementere nye tiltag og retningslinjer.
“Vi lytter meget til medarbejdernes ideer og tager dem med, når vi skal udvikle appen. Vi har fx et ønske fra medarbejderne om at kunne oploade deres kørekort i appen, når de har fornyet dem. På den måde kan appen også være med til at sikre, at vi overholder GDPR-reglerne.”
Sådan har Uglehøj-koncernen bygget deres Ekko app
Når medarbejderne åbner deres medarbejderapp, bliver de mødt af 12 moduler. Her kan medarbejderne blandt andet læse personalehåndbogen, nyheder og arbejdsmiljøinformationer samt tilmelde sig arrangementer så som konflikthåndtering, personalemøder, generalforsamling osv.
Begivenheder viste sig at være stik imod forventingen
Et af de moduler, som har været overraskende populært i koncernen, er modulet begivenheder. I starten var ledelsen lidt betænkelig ved modulet, fordi de frygtede at medarbejderne ikke ville deltage i arrangementerne, hvis de kunne se, hvem der deltog.
Men det viste sig, at det stik modsatte gjorde sig gældende og nu oplever virksomheden, at endnu flere deltager i arrangementer, fordi de kan se, hvem der også deltager. Det har også været med til at lette Karinas arbejde, fordi hun let kan holde styr på hvem, der deltager til de forskellige arrangementer.
Daglige nyheder, der er tilpasset modtageren
Det mest besøgte modul i appen er Nyhedsmodulet. Her deler koncernen vigtig information som medarbejderne skal forholde sig til i deres arbejde.
Nyhederne bliver ofte delt dagligt, men altid med øje for modtageren:
“Vi kan fx dele små beskeder omkring forhold som chaufførerne skal forholde sig til i deres arbejde. Hvis et servicecenter er lukket eller hvis der er nye procedurer for nogle af chaufførerne, kan vi sende en nyhed lige præcis til de medarbejdere, det er relevant for.”
I nyhedsmodulet kan Karina også se hvem, der er orienteret om de nye tiltag og informationer. Det er med til at give et billede af, hvad medarbejdere engagerer sig i og interesserer sig for.
Automatisk skadesrapportering for chauffører og maskinførere
I appen har de fået sat et skema op til at anmelde skader på biler og materiale. Hvis der sker et uheld, kan medarbejderen tage et par billeder, uploade det i skemaet og sende det afsted. Det hele bliver automatisk sendt til den rette modtager.
Skadesrapporteringen sikrer, at den rigtige afdeling modtager de rigtige informationer. Medarbejderne sparer også en masse tid. Chaufførerne skal ikke bruge tid på at finde den rigtige person, der er tilgængelig for at indrapportere en skade. De kan i stedet udfylde skemaet og så sker det hele automatisk.
Social er langt bedre end Facebook
På den sociale væg kan alle medarbejdere dele små historier og billeder fra hverdagen. Modulet er opbygget ligesom på Facebook, så det er genkendeligt, men der er nogle fordele ved holde indholdet på en platform, man selv bestemmer over.
I stedet for at skulle administrere flere systemer kan koncernen centralt sikre, at alle nye medarbejdere får adgang til det sociale modul og at tidligere ansatte ikke længere har adgang.
På Facebook brugte administratoren tid på at rydde op i medarbejdere, der ikke længere arbejdede i koncernen og sikre at nye medarbejdere fik logget sig på. Derudover kræver Facebook at man har en bruger, og det er ikke noget, som virksomheden kan pålægge deres medarbejdere. Derfor oplevede de at flere blev ekskluderet fra den daglige dialog.
Indsendelse af kørekort og certifikater er mere sikkert
Koncernen har implementeret et skema til indrapportering af kørekort, førerkort og certifikater såsom truckkort og ADR-bevis mv. Det er en vigtig opgave at sikre, at alle kører lovligt og at der føres tilsyn.
Karina fortæller, at sikkerheden spiller en afgørende rolle - både i den daglige drift og i datasikkerheden:
“Ideen er at gøre det langt nemmere og mere datasikkert at sende kørekort til os. Ved at gøre det gennem appen er vi sikre på, at der ikke ligger følsomme oplysninger forskellige steder.”
Koncernen har, udover de allerede omtalte moduler, en række af moduler i deres app:
Arbejdsmiljø
Materialer
Rapportering
Registreringsattester
Vognmandstilladelser
Tjeklister og kontrol
Medarbejderhåndbog
Sundhedsordning
Ferie
Personaleforening
Medarbejdertilbud
Arbejdstøj
Kontakt
Spørgeskema
Feedback
Whistleblower
Mærkedage
Det vigtigste for Uglehøj koncernen er at gøre medarbejderes hverdag nemmere og blive ved med at optimeret på forskellige processer. Som Karina pointere har Ekko app været en vigtig platform for at Uglehøj koncernen har kunne lave de ændringer de ønskede, på tværs af hele koncernen.
Uglehøj-koncernen består af Frede Andersen & Søn, Forlev Vognmandsforretning, Dansk Miljø & Genbrug, Næstved Sten & Grus og FS Grusindustri som tilsammen har omkring 220 medarbejdere på tværs af hele landet. 85% af koncernen består af timelønnede chauffører og maskinførere.
Frede Andersen & Søn er den største virksomhed i koncernen og med udgangspunkt i koncernens udfordringer blev de den første af de fem virksomheder til at afprøve Ekko app i den interne kommunikation.
Druknede i mails og en personalehåndbog, der ikke blev brugt
Før i tiden foregik den interne kommunikation i koncernen over mails og gennem SharePoint. To kanaler, der er svære at bruge effektivt, når størstedelen af medarbejderne arbejder fra et førerhus. De udfordringer, Karina særligt oplevede, var, at medarbejderne havde svært ved at skelne mellem vigtige og knap så vigtige informationer.
Desuden druknede alle i mails, når der blev besvaret på kryds og tværs, hvilket er en hyppig udfordring for mange virksomheder, der bruger mails til den interne kommunikation. Resultatet er, at mails ofte bliver ignoreret og så mister man kontakten ud til medarbejderne. Karina understreger:
“Dengang sendte vi mails ud, hvis der var et tankeanlæg, der ikke virkede eller hvis medarbejderne skulle huske noget vigtigt. Men de druknede jo i mails, og særligt når medarbejderne besvarede trådende, var det umuligt at finde rundt i, så de blev ikke læst.”
På SharePoint lå personalehåndbogen og andre vigtige informationer, som kunne lette medarbejderens dagligdag, men selv om medarbejderne havde adgang til vigtig information på SharePoint, brugte de ikke platformen. Og det er der en god grund til. SharePoint er nemlig ikke designet til medarbejdere, der arbejder ude i virkeligheden. Som Karina udtrykker det:
“Hvis informationen er for svær at tilgå, jamen så kan det være fløjtende ligegyldigt, om den egentlig er skidegod – for den bliver ikke fundet.”
Hvis kommunikationsplatformen ikke matcher dine medarbejderes arbejdsdag, bliver det en barriere for effektiv intern kommunikation. Derfor havde koncernen særlige krav til at en løsning skulle være brugervenlig, lettilgængelig og tage højde for ordblindhed.
En app var løsningen, men hvordan undgår vi spam?
Karina Frederiksen satte sig derfor for at finde en ny platform som medarbejderne rent faktisk ville bruge.
For Karina skulle løsningen være nem at bruge fra første dag, så alle kom på på samme tid. Det var også vigtigt, at medarbejderne kunne tilgå platformen i og uden for arbejdstiden. Medarbejderne skulle have mulighed for at se informationerne, når de sad hjemme i sofaen om fredagen og ville se tilbage på ugen.
Derfor kiggede Karina udelukkende efter en app. Karina fortæller, at hun oplevede en stor interesse fra medarbejderne:
"Jeg kunne mærke at rigtig mange af vores medarbejdere interesserede sig for deres arbejdsplads og jeg ville derfor gerne kunne give dem en tryghed i, at de kunne få ro og fred til at følge med.”
Mange af medarbejderne følte, at den tidligere kommunikationsløsning overdyngede dem med mails. Derfor var det vigtigt for Karina at en ny løsning ikke skulle være irriterende for medarbejderne at bruge.
Løsningen skulle kunne håndtere segmentering i informationer og nyheder. Ved at kunne vælge en specifik afdeling eller gruppe som modtager, sikrer man, at medarbejderne kun modtager den information, der er relevant for dem.
I Frede Andersen og Søn vil de have mulighed for at sende noget direkte ud til fx alle chaufførerne eller alle timelønnet.
Overraskende resultater efter første test af Ekko app
Inden de for alvor dedikerede sig ville koncernen være helt sikre på, at de havde fundet den rette platform til deres kommunikation.
Derfor udvalgte Karina en lille gruppe medarbejdere, de kunne teste appen sammen med. Karina havde udvalgt medarbejdere fra forskellige afdelinger og med forskellige kompetencer inden for IT. Både dem, der var lidt erfarne med IT og dem, der var lidt IT-forskrækkede. Det gav hende mulighed for at få en fornemmelse af, om appen kunne bruges af alle type medarbejdere:
“Jeg ville ikke lave noget, der kom til at ligne det vi havde i forvejen, for det blev ikke brugt. Derfor ønskede jeg heller ikke at starte noget op, inden vi havde set om det rent faktisk kunne være brugbart for os.”
Ved at involvere medarbejderne i en test, sikrede Karina at medarbejderne ville tage appen til sig med det samme, hvis de gik videre med Ekko app.
Resultatet af testperioden var overraskende god. Den feedback, de fik fra testgruppen, var meget positiv og de syntes, at appen var nem at finde rundt i, hvilket var et af de vigtigste parametre i testen.
De havde også flere ordblinde med ind over i testen, som kunne se værdien af oplæserfunktionen og appens brugervenlighed.
98% af medarbejderne bruger Ekko app dagligt
Appen er i dag blevet en integreret del af hele koncernen og den er blevet et vigtigt redskab, der hjælper virksomheden med at få medarbejderne til at føle sig som mere end deres vognnummer. Og det er særligt følgende områder, der vækker begejstring hos medarbejderne:
Nyheder fra ledelsen, som også kan oplæses
Adgang til personalehåndbog og kontaktoplysninger på kollegaer
Arbejdsmiljøforhold, skadesrapporter og beredskabsplan
Oversigt over fødselsdage, tilmelding til arrangementer og en social væg
I modsætning til SharePoint bruger 98% af medarbejderne appen dagligt. Faktisk tjekker hver eneste medarbejder i gennemsnit appen ca. 20 gange om dagen.
Den store tilslutningen skyldes i høj grad at Karina og resten af virksomheden sætter stort fokus på at sikre, at alle er med og at der er en masse godt indhold i appen, som medarbejderne kan engagere sig i.
Når nye ideer og behov opstår tilføjes nye moduler og features, så appen følger med virksomhedens udvikling.
Ikoner og oplæserfunktion hjælper ordblinde
Hvert modul har et ikon, der fungerer som hjælp til de ordblinde, så de ikke skal læse en tekst for at finde rundt i appen. Symbolerne er genkendelige og bidrager til at skabe en sammenhæng mellem symbol og indhold og det gør appen nem at anvende.
Den vigtigste funktion er dog ifølge Karina, at medarbejderne har mulighed for at få læst nyhederne højt, så de ordblinde ikke skal kæmpe sig igennem en tekst.
I stedet trykker de blot på en knap, som gør det muligt at få læst nyheden op. Det bidrager til den fælles forståelse i virksomheden, fortæller Karina:
“Det betyder rigtig meget, at de bare kan gå ind og få læst indholdet højt. Ellers kan de ikke følge med og ville kun få tingene at vide, når de taler med deres kollegaer. Det ville også gøre det sværere for dem at føre samtaler med de andre, fordi de kunne risikere ikke at vide, hvad der foregår. Derfor er funktionen rigtig god, for den giver dem mulighed for at være lige så informerede som alle andre.”
En vigtig del af onboardingen af nye medarbejdere
Når der starter en ny medarbejder, er appen allerede downloadet på deres tablet eller mobil, så det er nemt for medarbejderen at komme i gang med at bruge den.
Nye medarbejdere får en gennemgang af appens moduler og hvad medarbejderen kan bruge hvert modul til i deres arbejdsdag.
Derudover har koncernen stor succes med at afholde introkurser for medarbejdere om appen og deres andre systemer. De har også særlige ordblindeforløb, hvor ordblinde medarbejdere lærer, hvordan de bedst muligt tilgår IT-systemerne.
“Vi har enormt stor efterspørgsel fra medarbejderne om at komme på ordblindeforløbene. For mig er det ikke vigtigt, om de lærer at læse eller skrive, men i stedet at vise dem, hvordan IT kan gøre deres hverdag meget nemmere”.
Løbende feedback skaber højt engagement
En gang om året afholdes GRUS-samtaler (gruppeudviklingssamtaler) og MUS-samtaler, hvor der bl.a. drøftes om medarbejderne mangler noget i forhold til den interne kommunikation. Det er nemlig vigtigt for Karina at finde ud af, hvad medarbejderen har brug for i deres arbejdsdag og hvordan hun kan optimere appen derefter.
Ved at involvere medarbejderne i de interne processer, sikrer koncernen ikke alene at arbejdet bliver optimeret og holdes relevant for alle, men de får også ambassadører, der gør det nemmere at implementere nye tiltag og retningslinjer.
“Vi lytter meget til medarbejdernes ideer og tager dem med, når vi skal udvikle appen. Vi har fx et ønske fra medarbejderne om at kunne oploade deres kørekort i appen, når de har fornyet dem. På den måde kan appen også være med til at sikre, at vi overholder GDPR-reglerne.”
Sådan har Uglehøj-koncernen bygget deres Ekko app
Når medarbejderne åbner deres medarbejderapp, bliver de mødt af 12 moduler. Her kan medarbejderne blandt andet læse personalehåndbogen, nyheder og arbejdsmiljøinformationer samt tilmelde sig arrangementer så som konflikthåndtering, personalemøder, generalforsamling osv.
Begivenheder viste sig at være stik imod forventingen
Et af de moduler, som har været overraskende populært i koncernen, er modulet begivenheder. I starten var ledelsen lidt betænkelig ved modulet, fordi de frygtede at medarbejderne ikke ville deltage i arrangementerne, hvis de kunne se, hvem der deltog.
Men det viste sig, at det stik modsatte gjorde sig gældende og nu oplever virksomheden, at endnu flere deltager i arrangementer, fordi de kan se, hvem der også deltager. Det har også været med til at lette Karinas arbejde, fordi hun let kan holde styr på hvem, der deltager til de forskellige arrangementer.
Daglige nyheder, der er tilpasset modtageren
Det mest besøgte modul i appen er Nyhedsmodulet. Her deler koncernen vigtig information som medarbejderne skal forholde sig til i deres arbejde.
Nyhederne bliver ofte delt dagligt, men altid med øje for modtageren:
“Vi kan fx dele små beskeder omkring forhold som chaufførerne skal forholde sig til i deres arbejde. Hvis et servicecenter er lukket eller hvis der er nye procedurer for nogle af chaufførerne, kan vi sende en nyhed lige præcis til de medarbejdere, det er relevant for.”
I nyhedsmodulet kan Karina også se hvem, der er orienteret om de nye tiltag og informationer. Det er med til at give et billede af, hvad medarbejdere engagerer sig i og interesserer sig for.
Automatisk skadesrapportering for chauffører og maskinførere
I appen har de fået sat et skema op til at anmelde skader på biler og materiale. Hvis der sker et uheld, kan medarbejderen tage et par billeder, uploade det i skemaet og sende det afsted. Det hele bliver automatisk sendt til den rette modtager.
Skadesrapporteringen sikrer, at den rigtige afdeling modtager de rigtige informationer. Medarbejderne sparer også en masse tid. Chaufførerne skal ikke bruge tid på at finde den rigtige person, der er tilgængelig for at indrapportere en skade. De kan i stedet udfylde skemaet og så sker det hele automatisk.
Social er langt bedre end Facebook
På den sociale væg kan alle medarbejdere dele små historier og billeder fra hverdagen. Modulet er opbygget ligesom på Facebook, så det er genkendeligt, men der er nogle fordele ved holde indholdet på en platform, man selv bestemmer over.
I stedet for at skulle administrere flere systemer kan koncernen centralt sikre, at alle nye medarbejdere får adgang til det sociale modul og at tidligere ansatte ikke længere har adgang.
På Facebook brugte administratoren tid på at rydde op i medarbejdere, der ikke længere arbejdede i koncernen og sikre at nye medarbejdere fik logget sig på. Derudover kræver Facebook at man har en bruger, og det er ikke noget, som virksomheden kan pålægge deres medarbejdere. Derfor oplevede de at flere blev ekskluderet fra den daglige dialog.
Indsendelse af kørekort og certifikater er mere sikkert
Koncernen har implementeret et skema til indrapportering af kørekort, førerkort og certifikater såsom truckkort og ADR-bevis mv. Det er en vigtig opgave at sikre, at alle kører lovligt og at der føres tilsyn.
Karina fortæller, at sikkerheden spiller en afgørende rolle - både i den daglige drift og i datasikkerheden:
“Ideen er at gøre det langt nemmere og mere datasikkert at sende kørekort til os. Ved at gøre det gennem appen er vi sikre på, at der ikke ligger følsomme oplysninger forskellige steder.”
Koncernen har, udover de allerede omtalte moduler, en række af moduler i deres app:
Arbejdsmiljø
Materialer
Rapportering
Registreringsattester
Vognmandstilladelser
Tjeklister og kontrol
Medarbejderhåndbog
Sundhedsordning
Ferie
Personaleforening
Medarbejdertilbud
Arbejdstøj
Kontakt
Spørgeskema
Feedback
Whistleblower
Mærkedage
Det vigtigste for Uglehøj koncernen er at gøre medarbejderes hverdag nemmere og blive ved med at optimeret på forskellige processer. Som Karina pointere har Ekko app været en vigtig platform for at Uglehøj koncernen har kunne lave de ændringer de ønskede, på tværs af hele koncernen.
