Mermaid Medical Group blev etableret i 2007. Mermaid Medical udvikler, producerer og distribuerer medicinsk udstyr til hospitaler og slutbrugere i hele Europa, USA og Asien.

Med firmaets nordiske rødder og hovedkontor i Danmark, er de i dag 70 ansatte på globalt plan hvoraf 30 er ansat i Danmark.

I takt med at Medical Mermaid voksede og spredte sig over flere lande, oplevede de en udfordring med at sikre et godt socialt fællesskab og en effektiv vidensdeling. De besluttede derfor at finde en løsning, der kunne involvere og inkludere samt øge følelsen af at være en del af Mermaid Medical – uanset hvor i verden man befandt sig.

Vi mødte Pernille Stoltze, Global HR-business partner hos Mermaid Medical, til en snak omkring, hvordan de optimerer vidensdeling og sammenholdet, når medarbejderne arbejder spredt.

Efter en dialog med Ekko app om de både små og store problemer, der kan opstå når medarbejderne arbejder på distancen, så fik Pernille en præsentation af, hvordan Ekko app løser de udfordringer.

Vidensdeling uden hovedpine  

Før Ekko app, brugte Mermaid Medical en blanding af mapper på lokale drev, e-mails og nyhedsbreve til at kommunikere på tværs i virksomheden. Med mange mapper var fremkom der også mange udfordringer med at distribuere og opdatere alle dokumenter, som medarbejderne skal have ved hånden. Det gjorde det svært for Mermaid Medical at nå ud til alle afdelinger.

Døde links som skaber forvirring

Én af udfordringerne var de utallige drev som medarbejderne skulle navigere i. Det var især besværligt at opdatere dokumenterne og sikre de var tilgængelige de rigtige steder. 

Medarbejderne stødte ofte på links, der ikke længere var opdaterede, eller politikker, der ikke afspejlede de nyeste retningslinjer, hvilket kunne skabe forvirring. Det betød, at medarbejderne brugte ekstra tid på at finde information der nogle gange var forældet.

Desuden oplevede flere medarbejdere, at de nogle gange manglede tilladelse til at tilgå relevante drev og det førte til frustration blandt medarbejderne og ledelsen.

I takt med at organisationen voksede, blev der i højere grad behov for at kunne nå ud til hele organisationen og have alt samlet et sted, på tværs af lande og lokationer.

I Ekko app er alle dokumenter altid de nyeste  

I dag har alle medarbejdere nem adgang til dokumenter som brugsanvisninger, personalehåndbog og instrukser, da det hele nu ligger i Mermaid Medicals medarbejder app.

Medarbejderen har altid de nyeste dokumenter ved hånden og det er nemt for Pernille at opdatere fx personalehåndbogen, hvis nye kapitler skal tilføjes. Appens moduler har gjort det nemt og overskueligt at navigere i fremfor at skulle lede i en masse forskellige drev. I dag tager det ikke lang tid at sikre, at alle får de samme informationer lige meget hvor i verden medarbejderen befinder sig.

På jagt efter nyheder  

Før i tiden udsendte Mermaid Medical nyhedsbreve via mail, men det kunne være en udfordring at finde en god balance mellem hyppighed og kvalitet. Siska Jørgensen, Brand and Communications Manager der var ansvarlig for nyhedsbrevene, oplevede ofte, at det var vanskeligt at finde nok relevant indhold til nyhedsbrevene. Det gjorde det svært at undgå "fyld" og at skille de vigtigste informationer ud fra mindre relevante nyheder. Som Pernille forklarer:

Det kunne være en udfordring at sikre, at alle følte sig godt informeret med relevant indhold. Nu hvor det er blevet mere enkelt at dele nyhederne i takt med at de finder sted, er det blevet meget nemmere at følge med i hvad der er relevant og rør sig i Mermaid Medical lige nu og her.

Når alle kan bidrage, bliver indholdet mere spændende 

I dag får medarbejderne en kombination af officielle nyheder fra hovedkontoret og aktuelle opdateringer fra kollegaer i de forskellige afdelinger. Det månedlige nyhedsbrev er derfor ikke længere nødvendigt. Vigtige informationer og nyheder deles løbende, når de er relevante. Med fokus på ledelsesopdateringer og udvalgte højdepunkter fra de sociale kanaler i appen har alle medarbejdere nu nem adgang til aktuel og relevant information.

Højt engagement på tværs af landegrænser 

Udover at effektivisere vidensdelingen har Mermaid Medical også fokuseret på at skabe sammenhold på globalt plan og dermed mindske distancen mellem alle deres ansatte.

Pernille fik f.eks. tilføjet et konkurrencemodul i appen, hvor alle afdelinger kan deltage i forskellige aktiviteter og konkurrere med hinanden internt via appen. Ekko apps årlige julekalender blev også et kæmpe hit i organisationen, hvor medarbejderne fik mulighed for at quizze og vinde gaver.

Disse forskellige tiltag i appen var med til at skabe god stemning ved frokostbordet og i den daglige arbejdsgang, hvor de ansatte fik flere fælles samtaleemner. Udover underholdende quizzer, har Mermaid Medical også lanceret en 2 gange årlig skridttællerkonkurrence, hvor alle ansatte dyster mod hinanden og sig selv i hvem der kan få taget flest skridt på en måned.

I dag laver Mermaid Medical konkurrencer, quizzer eller noget andet aktivt i appen, hver måned. Det har gjort fællesskabet endnu stærkere med øget involvering på tværs af afdelingerne og medarbejdere, der føler sig mere engagerede og forbundne.

Alle deler deres historier og den viden de har 

Mermaid Medical har et meget aktivt socialt modul med stort engagement fra medarbejderne. Her er det primære sprog engelsk, så alle kan være med til at dele deres hverdag på arbejdet og fx fejre hinandens højtider.

Medarbejderne er også flittige til at videns dele fra deres ture til faglige begivenheder eller forretningsrejser.

På den måde skaber socialmodulet et tættere fællesskab på tværs af nationaliteter og kulturelle baggrunde, da medarbejderne nemmere kan dele og kommentere på både faglige og sociale indlæg i hverdagen på tværs af deres globale team. 

Et nyhedsmodul som holder medarbejderne opdateret  

Nyhedsmodulet fungerer som det afgørende omdrejningspunkt for den interne kommunikation, hvor medarbejdere kan holde sig orienteret i virksomhedens seneste udvikling, holde sig opdateret på vigtige nyheder, få præsenteret nye samarbejdspartnere, se vinderen af månedens konkurrence, give nyansatte en varm digital velkomst osv.

Udover præsentation af nye kollegaer og samarbejdspartnere, bruges nyhedsmodulet også til at fremhæve interne succeser, fx milepæle i projekter, nye produktlanceringer og anerkendelser af medarbejdernes hårde arbejde. Dette skaber ikke blot et stærkere fællesskab, men understøtter også virksomhedens transparente og åbne kultur, hvor alles indsats bliver værdsat. 

Ekko app følger med vores udvikling 

”Ekko app har været en rigtig god samarbejdspartner til at sikre, at alle vores ideer blev til en realitet. Når man starter et nyt projekt op som dette, har man jo aldrig lavet en medarbejderapp før. Derfor kan det virke uoverskueligt at komme i gang, men Ekko app har været gode til at vise hvilke moduler andre virksomheder bruger til at løse de samme problemer, som vi havde før i tiden. Derudover kommer der jo en masse nye ideer på bordet, når man først går i gang. Og der har jeg kun oplevet, at Ekko app har været med på det hele.”

Vi er glade for det gode samarbejde med Mermaid Medical og de mange gode ideer, Pernille har til at gøre den interne kommunikation effektiv på tværs af landegrænserne.