Melina Jørgensen er kommunikationsmedarbejder i Otis, og vi har mødt hende til en snak om vigtigheden af en kommunikation, der er i øjenhøjde med medarbejderne. Hun fortæller bl.a. om, hvordan Otis har løftet den interne kommunikation, og hvordan de er lykkedes med at gøre informationen relevant for medarbejderne.

Otis blev grundlagt i 1853 og etablerer, reparerer og installerer elevatorer i hele verden. Otis har i Danmark 200 ansatte, hvoraf størstedelen arbejder som montører over hele landet. 

Hvilken rolle spiller intern kommunikation i Otis? 

“Den interne kommunikation blev vurderet lav i vores foregående medarbejderundersøgelse. Ledelsen havde derfor et stort ønske om at fremme den interne kommunikation og derfor ansatte de mig, til netop at hjælpe med dette. 

Helt overordnet var problemet dengang, at vi ikke havde en fælles platform til at kommunikere nyheder og information ud til alle medarbejdere. I den seneste medarbejderundersøgelse blev den interne kommunikation vurderet lang bedre og det skyldes i høj grad vores implementering af en Ekko app. Vi oplevede for første gang, at der var positiv feedback fra medarbejderne på den interne kommunikation i Otis. Det siger meget om, hvor vigtigt det er at have en fælles platform, som er nem at tilgå, og kan nå ud til alle medarbejdere i hele virksomheden.” 

Hvad var jeres største udfordringer i den interne kommunikation?

Få det globale og lokale til at hænge sammen 

“Vi er en global virksomhed, og derfor modtager vi dagligt et hav af nyheder fra hele verden. Det er dog ikke nødvendigvis alt information, der er relevant for os lokalt her i Danmark.”

En manglende fællesplatform for kommunikation

”Vi benytter mange forskellige interne platforme, både globalt og lokalt, til at kommunikere til alle medarbejdere. Det omfatter alt fra mails til Yammer og Teams. Udfordringen for os, ved disse platforme, har dog været at vi ikke haft mulighed for at samle hele virksomheden. Det er ofte nemt for funktionærer at tilgå de forskellige platforme, da de har en computer til rådighed. 

Hvor størstedelen af virksomheden hele tiden er på farten, og har derfor ikke mulighed for at tilgå en computer på samme måde. Derfor skulle platformens format være tilpasset en mobil, som man nemt skal kunne navigere rundt i. 

Det har som kommunikationsmedarbejder derfor været en stor udfordring at finde frem til den rigtige platform at kommunikere på, som kunne få information ud til alle, nemt og hurtigt. 

Med Ekko app har vi nu fået en fælles platform, så alle får de samme nyheder på samme tid.”

Hvordan oplevede medarbejderne den interne kommunikation, før I fik Ekko app? 

“Når en nyhed kommer fra den anden side af jorden, er den ikke nødvendigvis relevant for os lokalt i Danmark. Vi oplevede derfor, at man nemt blev druknet i et hav af informationer, som ikke var vedkommende. Det medførte, nærmest selvsagt, at man distanceret sig fra den interne kommunikation og simpelthen ikke holder sig opdateret med, hvad der bliver kommunikeret.

Desværre går man glip af noget, der faktisk kunne være relevant. Vi har bl.a. globale mærkedage, gode retningslinjer som alle skal følge i forhold til at have et højt sikkerhedsniveau ude på byggepladsen og etiske perspektiver i forhold til være en god kollega – som gælder i hele verden. 

Derudover er alle vores medarbejdere spredt ud over hele landet, og derfor var det svært at sikre, at alle medarbejdere havde den information, de skulle bruge der hvor de befandt sig. Omvendt havde medarbejderen udfordringer ved at finde ud af, hvor de skulle lede efter informationerne henne.”

Data i den interne kommunikation 

”Data muliggør viden omkring, hvordan den interne kommunikation rent faktisk virker og derfor er det så vigtigt at måle på, alt der bliver kommunikeret ud. 

På vores eksisterende platforme var der begrænset muligheder i at måle på den interne kommunikationsindsats, i forhold til hvad vores behov har været. Derfor var det vigtigt, da vi skulle vælge en platform, at det var muligt at måle på kommunikationen i et bedre omfang. 

Medarbejderappen giver mig et helt nyt overblik og giver mig indsigt i en række vigtige datapunkter for den interne kommunikation: 

• Hvor mange har læst det, der deles

• Hvem der mangler at læse med

• Hvilke funktionaliteter bliver brugt mest

• Hvilke moduler bruges i arbejdsdagen

• Hvem der er mest aktive

• Hvor mange daglige besøg der er

Normalt skulle man hente eksterne konsulenter ind til at måle på den interne kommunikation. Udfordringen er, at det oftest er dem, der så bestemmer hvad der skal måles på. Med Ekko app kan vi måle på rigtig meget af det, der rent faktisk betyder noget for at få mere engagement og selv selekterer i hvad vi vurderer, der er relevant data for os.” 

Hvad fortæller dataen jer? 

“Data er med til at fortælle os, hvorfor folk er aktive inde i appen. Det kan jeg så prioritere min tid efter, så de ting medarbejderne engagerer sig mest i, er det vi gør mere ud af. Samtidig er dataen med til at give mig et indblik i hvem der har læst nyhederne. Det skyldes at jeg kan tjekke om den information, der rent faktisk deles også, bliver forstået hos vores medarbejdere. Det kan jeg gøre ved at opstille tjekspørgsmål, de skal besvare, efter de har swipet en nyhed. 

Forandringer er altid svære, så her i opstarten har jeg kunne se, hvem der ikke var aktive i appen og for at imødekomme deres behov har jeg kunne give dem et kald for at undersøge hvorfor. Det har givet mig et indblik i hvilke barrierer, der har været, for de af vores medarbejdere, der ikke har brugt appen. Og så ved jeg, hvad jeg skal gøre for, at de bliver aktive i appen.” 

Hvorfor valgte I Ekko app som medarbejder app? 

“Vi ville have en platform, hvor vi kunne samle hele virksomheden og det skulle være nemt og lettilgængeligt for alle medarbejdere at få information - om de arbejder på en byggeplads, kører meget i bil, er på kontoret eller er ude ved en kunde. Der er en række funktioner, som var vigtige for os, da vi skulle vælge en platform:

• at kunne samle hele virksomheden, så alle fik de samme informationer på samme tid

• at skabe et fælles forum, hvor vi kunne dele indsigter i hinandens hverdag

•  at kunne segmentere indhold og nyheder så vores +200 medarbejdere ikke bliver fyldt med irrelevant information

•  at vide, at information bliver læst og forstået af medarbejderne

•  at få mulighed for at måle på vores interne kommunikationsaktiviteter

Ekko app kan netop de ting, og derfor faldt valget på Ekko app til vores fælles platform.” 

Hvilken betydning har det haft at få en medarbejder app? 

”For os har en Ekko app givet os et sted at samles som virksomhed, både rent kommunikativt og socialt. Vi har nu mulighed for at kunne selektere i vores informationer, og rette kommunikationen til de medarbejdere det vedkommer. Derfor er der i lang mindre grad information der går tabt og i stedet bliver kommunikationen relevant for den enkelte medarbejdere og derfor modtaget bedre.   

Med medarbejderappen har vi fået transparens i kommunikationen. Nu kan alle medarbejdere se, hvem der kommunikerer noget ud – derved bliver kommunikationen mere i øjenhøjde. For nye medarbejdere er det rart at kunne se, hvem de kommer til at arbejde sammen med, og for gamle er det rart at få ansigt på de nye, der kommer til.”

Hvad får montørerne ud af at have en Ekko app? 

“Jeg kan se, at montørerne nu rent faktisk engagerer sig i de nyheder, vi deler og får informationer, der før ikke har været så lettilgængelige. 

Et af de mest brugte moduler er vores sociale modul, hvor alle medarbejdere kan dele øjeblikke fra arbejdsdagen. Det er en fantastisk måde at komme nærmere hinanden i virksomheden og få et fællesskab. Samtidig bliver modulet også benyttet til at dele faglige udfordringer og få sparring på opgaver. Masser af billeder af tekniske udfordringer, opgaver og løsninger bliver flittigt delt. Og så er det mega fedt at se udsigten fra den højeste elevator i Danmark eller hvordan en elevator, der er lavet af guld ser ud. Det giver funktionærerne på kontoret et indblik i, hvordan montørernes arbejde er og hvad der er vigtigt for dem. 

I Otis har vi dygtige medarbejdere, der kan lide at arbejde hos os og derfor har vi en høj anciennitet. Med den følger også en masse jubilæer, og vi har tidligere fået efterspørgsel fra medarbejdere om at få en oversigt over, hvem der har jubilerer. Ekko app’en gjorde dette muligt og derfor oprettede vi et mærkedagsmodul, hvor alle medarbejdere kan se hinandens jubilæum og fødselsdag. Så det er blevet nemt at ønske hinanden tillykke, selvom vi ikke ser hinanden. Det har skabt stor glæde for alle medarbejdere at kunne følge med i hinandens mærkedage.” 

Hvad er vigtigt for dig som intern kommunikatør? 

“Som intern kommunikatør er det vigtigste for mig, at gøre det simpelt og nemt for vores medarbejdere at læse og tilgå informationer. Derfor fokuserer jeg også på at formidle så enkelt og kortfattet som muligt og det er faktisk en god udfordring at formidle noget avanceret, så det er nemt forståeligt. Derudover benytter vi os i høj grad af billeder og videoer, da det er langt nemmere og sjovere at modtage nyheder på den måde, frem for lange tekster. 

Ekko app har betydet rigtig meget for mit arbejde. Appen får vores nyheder til at se godt ud og det er nemt at dele videoer og billeder. Det er nemt at samle op til 200 medarbejdere både på den interne kommunikation, men også i forhold til at gøre det smartere at få tilmeldinger til begivenheder. I stedet for at skulle modtage en masse mails, kan vi afholde det i appen og medarbejderne kan melde tilbage, om de er vegetarer, om de overnatter, og alt muligt andet. Det er meget nemt med Ekko app.” 

Hvordan er samarbejdet med Ekko app? 

“Det er rigtig godt. I svarer alle sammen inden for 5 min. på mine opkald, mails eller beskeder. Det er rigtig rart at lære jer allesammen at kende, så jeg har flere kontaktpersoner i jeres virksomhed. Det er rigtig vigtigt. Jeres udviklingsafdeling har løst alt inden for 30 minutter. Man kan mærke jeres engagement og lysten til at hjælpe os. Jeg arbejder stort set alene med den interne kommunikation, så jeg har fået rigtig meget ud af at sparre med jer alle om, hvad der virker bedst, når det handler om at engagere medarbejderne.” 

Har du en god historie, hvor jeres medarbejder app spiller en væsentlig rolle? 

“I oktober kørte vi en halloween-konkurrence i appen, hvor medarbejderne kunne finde små græskar rundt omkring i de forskellige moduler. Hvert græskar var ledsaget af et spørgsmål om Otis. Vi oplevede, at konkurrencen gav anledning til positive dialoger om organisationen på en hel ny måde. Bl.a. om, hvem vi er som medarbejdere i Otis og hvordan værdierne fra ledelsen bliver en del af hverdagen. Det er en ny måde at engagere medarbejderne i vores værdier, som vi vil adoptere.”